(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この訓令において次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、文書が円滑かつ適正に処理されるよう課長に対し、必要な指導を行うものとする。

(課長、文書取扱者等の職務)

第4条　課長は、課内における文書事務が正確かつ迅速に取り扱われるよう必要な指導を行うものとする。

(帳票等)

第5条　文書事務の取扱いに必要な帳票及び帳簿(以下「帳票等」という。)は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第6条　文書には、次の各号に掲げる記号及び番号を付さなければならない。ただし、第19条ただし書きに規定する文書については、記号及び番号を省略することができる。

(文書の収受及び配布)

第7条　組合に送達された文書(ファックス等により送達された文書を含む。)は、総務課が収受し、主管課を確認し配付する。ただし、主管課に直接到達した文書を除く。

(所管に属さない文書)

第8条　所管に属さない文書が配付されたときは、その旨を当該文書に付箋して、総務課に返付しなければならない。

(料金未納等の郵便物の収受)

第9条　郵便料金の不足又は未納の郵便物(小包等を含む。)は、主管課長が必要と認めるものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受するものとする。

(文書の処理)

第10条　文書取扱者は、第7条の規定により配付された文書又は直接受領した文書を、業務ごとに区分し、担当係長に配付するものとする。

(供覧)

第11条　配付を受けた文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するもの(文書等による復命等を含む。以下同じ。)は、供覧用紙を用いて関係者に供覧するものとする。ただし、必要があると認めたときは、事案の経過又は意見を付さなければならない。

(起案)

第12条　起案は、次の各号に掲げるものを除き、起案様式(パーソナルコンピューターによる決裁のための様式を含む。)により行わなければならない。

(決裁)

第13条　決裁は、起案者から順次直属の上司の承認を経て、決裁権者の決裁を受けるものとする。ただし、緊急な場合で、上司が不在等のため承認を受けるときができないときは、上司の承認を受けず、決裁権者の決裁を受けることができるものとする。

(合議)

第14条　合議は、次の各号により行うものとする。ただし、緊急を要するもので、合議のいとまがないときは、直ちに決裁を得て処理を行った後、関係課長に合議するものとする。

(代決)

第15条　事務決裁規程(平成19年訓令第1号)第6条、第7条及び第8条の規定により代決を行うときは、当該決裁権者の決裁覧に「代」と朱書するものとする。ただし、電子計算機による決裁にあっては、この限りでない。

(後閲)

第16条　決裁文書で、上司が不在のため緊急やむを得ず重要又は異例と認められるものの代決を行った場合には、代決者において決裁欄に「後閲」と記入し、起案者が当該文書を後閲に供すものとする。

(文書の審査)

第17条　課長限りで処理する起案文書については、主管課長が文書の審査を行うものとする。

(未完結文書の追求等)

第18条　課長は、収受発送簿により、処理が完結していない文書を随時確認するとともに、職員に対し、当該未完結文書の処理について指導助言を行うものとする。

(文書施行者名等)

第19条　文書の施行者名は、法令に特別に定めがあるもののほか、管理者名を用いなければならない。ただし、施行する文書の軽重又はあて先の区別により、組合名、副管理者名、会計管理者名、局長名又は課長名等を用いることができる。

(浄書)

第20条　文書の浄書、校正及び照会は、主管課において行うものとする。

(公印の押印)

第21条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、発信者の下にかっこ書で公印省略と記入し、公印を省略することができる。

(文書の発送)

第22条　文書を郵便により発送するときは、封入し差出先及び主管課名等を記入し、主管課において発送しなければならない。

(庁内等文書の発送)

第23条　庁内等の文書は、文書配付棚又はパーソナルコンピューター等を用いて発送するものとする。

(文書の整理)

第24条　文書は、未完結文書又は完結文書に区分して、その所在及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の持ち出し等の禁止)

第25条　文書は、上司の許可を得ずに庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(文書分類表)

第26条　文書は、文書分類表の分類番号によって分類し、整理するものとする。

(完結文書の編集及び製本)

第27条　完結文書は、主管課において次の各号に掲げるところにより、編集及び製本しなければならない。

(文書のとじ方の原則)

第28条　文書は、特別の場合を除き左とじとし、容易に分離しないようにとじなければならない。

(文書の保管)

第29条　文書は、主管課が管理し、常時使用しないものについては文書庫に保存するものとする。

(文書の保存年限)

第30条　文書の保存種別及び保存期間は、法令その他に定めがあるもののほか、それぞれ当該各号に定めるとおりとする。

(磁気ディスク等による保存)

第31条　文書は、磁気ディスク、光ディスク、マイクロフィルム及びその他適当な方法により保存することができる。

(文書の廃棄)

第32条　主管課長は、保存期間の経過した文書を速やかに廃棄しなければならない。ただし、保存期間を経過した文書であっても、主管課長が必要と認める場合は、総務課長に届出を行い保存期間の延長を行うことができる。

(文書庫の管理)

第33条　文書庫の管理は、総務課長が行うものとする。

(委任)

第34条　この訓令に定めるもののほか、文書事務に関し必要な事項については、別に定める。